例えば、
・必要以上に参加人数を集める・・・
・何を目的とした会議なのかが不明確・・・
結果、結局何も話が進展せず、時間だけが無駄に浪費されてしまう。。。
会議の生産性を上げるためにはどうすればよいかを考えてみました。一番重要なのは会議の目的を明確にすることだと思います。
【目的】
・報告(情報共有)が目的なのか
・参加者で意思決定をすることが目的なのか
・情報収集のためのアイデアや考え方を引き出すことが目的なのか
などがあると思います。目的により、どのように会議を進めていけばよいのかは大きく変わってきます。
その上で、次のような内容について考えていくことで生産性を高めていくことができるのではないかと思います。
(1)そもそも本当に会議が必要なのか
文書での共有ではダメなのかを考える必要があります。
(2)参加者の絞り込み
必要以上に参加者を増やしても、結果は何も変わらないと思うので全体での会議内容の共有は文書でするにとどめ、人数を限定する必要があります。
1時間の会議で、10人の参加であれば会社として10時間分の時間を使うことになります。たくさんの会議に参加する人は、多くは役職が上の人が多いと思うので人件費も高いと思います。
他にかける時間を失ってまで多くの参加者を集めるほどの意義がある会議なのかを考える必要があります。
(3)会議のゴールを達成するための進行方法の取り決めや参加者への各種情報の提供
欲しい情報を得るためには、会議の形式をブレスト法で行うのか、発表形式で行うのかなどを決めることとともに、議題を極力細分化すること、さらに情報を引き出しやすくするための現状の情報や競合の情報、市場の情報など持っている情報を共有してアイデアや情報を引き出しやすい環境を作ることが必要になります。
(4)会議の内容と開催目的の参加者への事前告知
会議の日程やテーマだけを事前に伝えるのではなく、より細かい内容を事前に伝える必要があります。
事前に情報を伝えることで参加者も準備ができます。
会議に参加していきなり、内容を聞いてもすぐに案や意見など出てこないことがあると思いますので、内容だけを伝えて後日再会議などなってしまってはさらに時間のロスです。
(5)事前に方向性(会議のストーリー)を定める
進行者は会議の結論が自分の目指すべきゴールに近づくように、また円滑に進行を進めるためにも、どのぐらいの時間で結論を出すのか、情報を引き出すのかを自分の中で定めておき、参加者の発言もある程度想定するなど、おおよそのストーリー立てをすることが重要になります。
以上ですが、会議の目的により必要なものは異なると思いますので、目的に合わせ、必要な要素を考える必要があると思います。
(2014年10月 斎藤 憲明)
